Na Phoenix Lab, acreditamos que processos internos podem, e devem ser redesenhados para impulsionar a produtividade, engajamento e colaboração. Recentemente, tivemos a oportunidade de implementar um redesenho completo no formato de reuniões de uma organização parceira, aplicando práticas de design de serviço para transformar uma experiência cotidiana em uma ferramenta estratégica.

Inspirados pelo artigo da IDEO, "33 Things We’d Love to Redesign in 2025", identificamos nas reuniões um espaço crítico para inovação. Este case mostra como abordamos essa transformação.

Etapas do Projeto

Para redesenhar as reuniões, seguimos um framework baseado no modelo Discover, Ideate, Delivery e Continuous Improvement, adaptado às necessidades e cultura da organização.

1. Discover – Descobrindo as Dores

Nossa jornada começou com a fase de descoberta, focada em entender o que não estava funcionando. Utilizamos técnicas como:

• Entrevistas e Pesquisas: Conversamos com líderes e membros de equipes para identificar frustrações, expectativas e boas práticas existentes.

• Mapeamento de Jornadas: Mapeamos a experiência dos participantes antes, durante e após as reuniões, destacando momentos de atrito.

• Análise de Dados: Avaliamos métricas como tempo médio de reuniões, frequência e taxa de conclusão de ações discutidas.

Resultado: Identificamos dores comuns, como a falta de clareza nos objetivos, reuniões prolongadas sem resoluções e o domínio de poucas vozes. Além disso, descobrimos dores específicas de cada departamento, como a necessidade de reuniões mais técnicas no time de tecnologia e maior alinhamento entre áreas comerciais.

2. Ideate – Co-criando Soluções

Na fase de ideação, convidamos os stakeholders a cocriar soluções. Utilizamos:

• Workshops de Cocriação: Realizamos dinâmicas para gerar ideias colaborativas, priorizando soluções que pudessem ser testadas rapidamente.

• Ferramentas Visuais: Plataformas como Miro foram usadas para criar fluxos de reuniões ideais, considerando as necessidades específicas de cada time.

3. Delivery: Prototipando e Testando

Com as ideias em mãos, entramos na fase de prototipação e testes:

• Formatos Piloto: Implementamos novos modelos de reuniões, como check-ins rápidos, templates para agendas e ferramentas de transcrição automática com Otter.ai.

• Feedback Contínuo: Após cada reunião, coletamos insights qualitativos e quantitativos dos participantes, avaliando engajamento, clareza e tempo gasto.

Automatização com IA: Incorporamos ferramentas como ChatGPT para resumos automáticos e Fireflies.ai para transcrição e extração de pontos de ação, reduzindo significativamente o tempo de follow-ups.

4. Continuous Improvement – Melhorias Contínuas

Nenhuma definição é vitalícia. Implementamos ciclos de melhorias contínuas, revisando regularmente os formatos e incorporando novas necessidades:

• Revisão Periódica: Análise trimestral das reuniões para identificar novas demandas.

• Feedback Aberto: Criamos um canal interno para que participantes pudessem sugerir melhorias.

Resultados do Case

Após dois meses de implementação:

• Redução de 25% no tempo médio de reuniões.

• Aumento de 40% na taxa de conclusão de ações discutidas.

• Melhor engajamento dos participantes, com maior diversidade de vozes nas discussões.

Essas mudanças criaram um ambiente mais colaborativo, onde reuniões deixaram de ser um peso e passaram a ser ferramentas estratégicas de decisão.

Lições Aprendidas

1. Personalização é Essencial Embora dores comuns existam, cada time tem desafios únicos que precisam ser abordados de forma personalizada.

2. Iteração é Fundamental Nenhuma solução é definitiva. A melhoria contínua é essencial para adaptar-se a novas necessidades.

3. Automação Potencializa o Impacto Ferramentas de IA não só economizam tempo, como também ajudam a manter o foco no que importa: decisões e ações.

Referências

Gartner. IT Spending Forecast 2024–2025. Forrester. Global Tech Spend To Surpass $4.9 Trillion in 2025. PwC. AI Business Strategy Predictions. TechRadar. Global IT Spending to Surpass $5.43 Trillion in 2025. Reuters. EU Approves €403M to Boost Medical Device Innovation. The Times. US Tech Firms Plan $300B+ in AI Infrastructure Investments.

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